เอกสารประกอบการลงบัญชี ที่เป็นรายจ่ายทางภาษีได้

ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และประกาศกรมทะเบียนการค้า ได้กำหนดประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ 3 ประเภทหลัก ซึ่งเจ้าของกิจการควรทำความเข้าใจ เพื่อให้รายจ่ายสามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้อย่างถูกต้อง

1. เอกสารที่จัดทำโดยบุคคลภายนอก

เช่น ใบกำกับภาษีซื้อ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบแจ้งหนี้ที่ผู้ขาย/ผู้ให้บริการออกให้ ต้องมีรายละเอียดครบถ้วน ทั้งชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี วันที่ รายการสินค้า และจำนวนเงิน

2. เอกสารที่กิจการจัดทำเพื่อออกให้บุคคลภายนอก

เช่น ใบกำกับภาษีขาย ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ที่กิจการออกให้ลูกค้า ต้องออกทันทีที่ได้รับเงินหรือส่งมอบสินค้า

3. เอกสารที่กิจการจัดทำเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

เช่น ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) ใบเบิกวัสดุ รายงานสต็อก เอกสารประเภทนี้กิจการสามารถออกแบบเองได้ แต่ต้องมีข้อมูลที่ตรวจสอบย้อนกลับได้

เอกสารที่ใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีได้

โดยทั่วไป ใบกำกับภาษีเต็มรูป (กรณีผู้ขายจด VAT) หรือ ใบเสร็จรับเงินที่มีรายการสมบูรณ์ จะสามารถใช้เป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ผู้รับเงินมีหน้าที่ออกหลักฐานให้ทุกครั้งที่รับเงิน และผู้จ่ายเงินสามารถร้องขอได้เสมอ

ที่มา: คู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีฯ กรมสรรพากร มีนาคม 2559